工程、物资和服务采购管理办法（2020年修订试行版）

 连中医药高职校﹝2020﹞103号

关于印发《江苏省连云港中医药高等职业技术学校工程、物资和服务采购管理办法（2020年修订试行版）》的通知

各部门、各系部：  

《江苏省连云港中医药高等职业技术学校工程、物资和服务采购管理办法（2020年修订试行版）》已经校长办公会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。

江苏省连云港中医药高等职业技术学校

2020年12月24日

江苏省连云港中医药高等职业技术学校

工程、物资和服务采购管理办法（2020年修订试行版）

第一章  总  则

第一条  为了进一步规范学校工程、物资和服务采购行为，加强对采购工作的管理和监督，提高采购质量和资金的使用效益，维护学校的合法权益，保证采购工作规范、廉洁、高效运作，依据《中华人民共和国招投标法》及其实施条例、《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例和省、市的有关规定，结合我校的实际情况，特制定本办法。

第二条  学校各部门使用（国家、省、市）下拨专项经费、财政性资金（包括财政预算资金、纳入预算管理的资金、自筹与财政配套资金等，以财政性资金作为还款来源的借贷资金，视同财政性资金）办理的工程、物资和服务采购项目，适用本办法。

   第三条  学校采购，是指学校及内设各部门全部使用或部分使用第二条中所述资金采购工程、货物和服务的行为。

第四条  学校采购应当遵循公开、公平、公正和诚信原则。

第二章  采购工作的组织

第五条  学校成立招标管理领导小组，全面负责采购工作的领导。招标管理领导小组由分管招标工作的校领导任组长，各部门负责人为领导小组成员。

招标管理领导小组下设招标管理办公室（以下简称“招标办”）。招标办不单行设置，挂靠在校长办公室,校长办公室主任兼任招标办主任。项目申请部门是采购工作申请部门、学校有关职能部门是采购工作的项目承办部门，纪委纪检室、财务处是采购工作的监督检查部门。

第六条  学校采购按照职能划分实行归口管理，对项目申请部门的招标采购项目由项目承办部门进行立项需求论证、预算核查、技术参数和标准审核、相关技术性文件的审核及释疑。

第七条  工作职责

（一）招标管理领导小组职责

招标管理领导小组对全校采购工作实行宏观管理。督察指导学校采购工作相关部门履行工作职责，起草学校采购工作的有关制度办法，处理采购工作中出现的有关问题。

（二）招标办职责

1.组织校内项目承办部门、财务处、纪检室等开展招标文件会审，核查招投标申请书和招投标文件的完备性、合理性；

2.发布招投标公告或采购邀请书；

3.协助纪委抽取（委派）评标人员（评委）外出参加学校以委托代理方式采购的评标工作；

4.根据评标会议评委意见，向中标单位签发中标通知书；

5.对招投标有关资料进行整理归档，并定期移交学校档案室存档；

6.选聘具有资质的招标代理或政府采购代理公司，协助归口职能部门制作招标文件、招标公告，选派校方评委等；

7.承办领导小组交办的其他事项任务。

（三）项目承办部门职责

1.负责承办范围内分散采购项目工作；

2.填报项目范围内的中医药招标采购审批表（OA系统）；

3.负责向学校纪委报送“三公”事项报备表；

4.根据采购计划实施方案，协助招标办组织起草招标文件（谈判文件）技术部分和商务部分；

5.协同招标办进行招投标释疑；

6.组织与中标单位洽谈，负责审核项目合同中的商务参数以及技术参数等内容；

7.负责合同的执行，并组织做好采购项目验收工作；

8.负责采购项目（含政府集中采购项目）报审时办理相关审批手续。政府集中采购项目需在立项时报备招标办，由招标办统筹办理。

9. 参与招标文件会审。

（四）项目申请部门职责

1.需在合同到期前两个月通过OA提交拟采购项目申请；

2.申请考察采购项目，并撰写考察成果报告；

3.明确采购项目的技术指标、商务指标；

4.协同承办部门拟定合同；

5.协同承办部门负责合同的执行和验收；

6.负责学校授权本部门范围内的小额分散采购工作。

（五）财务处的职责

1.审核采购预算和预算调整申请，报上级财政部门备案；

2.负责政府采购项目审批中报上级财政部门的报批手续；

3.审核采购项目立项计划的资金到位情况；

4.审核采购项目的相关付款资料等。

5.参与招标文件会审。

（六）纪委纪检室的职责

纪委纪检室作为学校综合监督的职能部门，负责对学校招标工作的监督管理工作，享有知情权、调查权和对违纪行为的处分权，但不参与具体评标业务。其主要职责是：

1.建立和完善招标工作监督约束的管理机制和办法；  

2.组织查处招标活动中的重大违纪案件；

3.督促有关部门在招标活动中履行工作职责；

4.公布举报电话、受理现场相关投诉，对招标工作中的违纪、违规问题提出纠正和处理意见。

5.参与招标文件会审。

第三章  采购范围、形式和方式

第八条 采购范围

1.教学实验类：教学仪器、实验、实训设备、体育设备等；

2.信息类：多媒体教学设备、影像设备、监控设备、教学用计算机、各种信息设备、图书、教材等；

3.办公、生活用品类：包括学生公寓生活用品、家具、学生服装、办公设备、消防器材及设施、印刷品、由学校添制的大型炊具和其他大批量物资等；

4.工程类采购主要是指工程建设项目，包括新建、改建、扩建等项目的勘察、设计、施工、监理、招标代理、审计等的发包以及与工程建设有关的重要设备、材料等采购；

5.服务类采购包括各类修缮、装修、维修、拆除、各类保险、校园饮用水、职工福利、校园绿化托管、物业管理托管、食堂、门面房托管等发包采购；

6.应急采购是指如水电抢险、应急设施、设备维护运行、意外事件等过程中急需物资和服务的采购行为；同时也包括学校为完成紧急任务而需紧急进行的采购活动。

根据学校采购物资的范围及专业技术特点，划分为：教务处和系部等是教学实验类采购项目组的项目承办部门；宣传教育处、现代技术教育中心等是信息类采购项目组的项目承办部门；总务处、保卫处、系部等是办公、生活、服务类项目组和基建项目组的项目承办部门。

第九条  采购形式

学校采购分为政府集中采购、校内采购、社会中介机构委托代理采购、项目承办部门分散采购共四种形式。

采购项目的规模、范围在政府集中采购规模范围的（具体按国家、地方相关法律法规、政策制度规定的标准），实行政府集中采购。达到政府采购公开招标限额标准以上的货物和服务采购，应当在采购活动开始前获得市级财政部门的批准。

采购项目合同估算金额在2万元（含）以上，政府采购公开招标限额标准以下，酌情委托具有资质的社会中介机构代理采购，紧急和特殊情况可组织校内招标采购；

采购项目合同估算金额在2万元（不含）以下，由项目承办部门分散采购负责。分散采购中，属于网上商城采购范围的，原则上通过网上商城采购，特别紧急或有特殊要求及零星采购的除外。分散采购应安排两人以上参与购买，并邀请招标办、财务处、纪检室相关人员共同采购或询价。

第十条采购方式

（一）公开招标采购、邀请招标采购

1.公开招标采购，是指以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。达到公开招标数额标准或规定应当公开招标的项目，采用公开招标采购方式；

2.邀请招标采购，是指招标部门以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。对于某些有特殊性、只能从有限范围供应商采购的，或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的，采用邀请招标的方式采购；

3.采用公开招标或者邀请招标的项目，原则上不能指定品牌招标。如果确实需要指定品牌的，只能使用邀请招标方式并使用最低价中标法；

4.实施公开招标或邀请招标采购方式的，按以下程序进行：

(1)编制招标文件；

(2)在相关媒体上发布招标公告或发出投标邀请书；

(3)接收投标人报名、发售招标文件或者投标；

(4)组织开标；

(5)评标及定标；

(6)授标签约；

(7)履行合同。

(二)竞争性谈判、竞争性磋商采购

1.符合下列条件之一的货物或服务，采用竞争性谈判方式或竞争性磋商方式采购：

(1)技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

(2)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

(3)不能事先计算出价格总额的。

2.实施竞争性谈判采购方式或竞争性磋商采购方式的，遵循下列基本程序：

(1)成立采购谈判小组；

(2)谈判小组从符合相应条件的供应商名单中确定不少于3家供应商，并向其提供谈判条件；

(3)谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组以书面形式通知所有参加谈判的供应商；

(4)确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商，在规定的时间内进行最后报价。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。

(三)单一来源采购

1.符合下列条件之一的货物或服务，采用单一来源方式采购：

（1）只能从唯一供应商处采购的（省级文件明确要求）；

（2）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；

（3）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%；

（4）项目属于国内外首创的或者在国内外仅是个别用户的或者在国内外属于行业领先的。

2.采取单一来源方式采购的，项目承办部门与供应商应当遵循有关法律规定，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购；

3.采取单一来源方式采购的，项目承办部门需向纪检部门“三公报备”，经上级财政部门审批同意后，由招标办发布公示公告。

(四)询价采购

1.采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小，采购活动需在短时间内完成的采购项目，可采用询价采购。

2.实施询价采购方式的，应遵循下列程序：

（1）成立询价小组以及定价小组；

（2）符合相应资格条件的供应商不少于3家供应商，询价小组向其发出询价通知书让其报价。供应商一次报出不得更改的价格；

（3）确定成交供应商。定价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，填写评审意见书，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。

网络询价采购是学校其它采购方法的补充。网络询价采购一般情况限于零星、低值和易耗品的采购（除政府集中采购规定以外的采购），询价对象须来源于典型网络商城。即在询价采购的原则下，通过网络采购所需项目并保存截图的方法，网络询价采购归属部门分散采购。在网络询价采购中，需要立项而没有立项的项目不能采购，对方不能提供规范发票的项目不能采购。原则上金额在1000元以上，由学校转账支付，特殊情况须办理审批手续。

（五）分散采购

1.单项采购项目估算金额在2万元（不含）以下，可以采用分散采购。采购金额在2万元（不含）以下属于网上商城采购范围的项目，原则上通过网上商城采购，特别紧急或有特殊要求及零星采购的除外；

2.实施分散采购方式的项目，采购方式应采用公开招标和邀请招标之外的竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购及相关规定认定的其他采购方式；

3.项目申请部门、项目承办部门、采购代理机构不得将应当以公开招标或邀请招标方式采购的采购项目化整为零或者以分散采购方式规避招标采购；

4.采用分散采购的项目，原则上需要签订相关采购合同或采购协议；

（六）政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

第四章  采购程序

第十一条  列入学校年度财务预算的采购项目，按预算执行。其他采购项目必须经过立项审批、落实资金，方可进入采购程序。

第十二条  项目申请部门撰写采购申请报告，项目承办部门审批签署意见通过OA系统，填报《中医药招标采购项目审批流程表》。如需要相关会议研究的提交相关会议研究决定，属三重一大的应提交党委会研究。

第十三条  项目承办部门填写《中医药招标采购项目审批流程表》和相关调研、论证材料一并报财务处、纪检室、招标办。财务处负责落实资金来源，并报上级财政部门备案；纪检室负责备案相关资料；招标办组织项目承办部门、财务处、纪委纪检室会审，确定采购形式和采购方式。

第十四条 招标办或学校委托的社会中介代理机构、项目承办部门和项目申请部门按批准的采购形式和采购方式共同编制招标采购文件。招标办或学校委托的社会中介代理机构负责通用条款的编制，项目承办部门和项目申请部门共同负责技术条款和商务条款的编制。

第十五条  发布公告和招标采购文件。公告期按相关规定执行。

第十六条  开标、评标。招标办按招标文件确定的时间、地点组织开标。开标时由投标人或监督部门对投标文件密封情况进行检查，由工作人员当众拆封并宣读投标文件。招标办指定专人记录开标过程。评标工作由评标小组负责。评标小组一般由5人组成，询价采购或谈判项目可由3人组成。评标小组人员由招标办配合纪委纪检室从学校内部、外部专家数据库中抽取评标专家，评标结果由评标小组签字确认后报招标办确认。

第十七条  结果公示。评标结果在校园网公示，时间按相关规定执行。

第十八条  中标通知。由招标办向中标商家发出中标通知。

第十九条 投标人对招投标过程的质疑与投诉，由校纪委纪检室和招标办共同受理和处理。

第五章  合  同

第二十条  项目承办部门代表学校，遵照合同法和其他相关法律、法规，按照招标文件、中标人投标文件、评标结论与中标成交商家草拟签订合同，确定双方权利和义务。采购合同采取书面形式，其中合同的技术部分由项目承办部门、项目申请部门共同负责。

第二十一条 正式合同签订前，须填写《江苏省连云港中医药高等职业技术学校采购合同会签单》，经财务处、纪检室、校法律顾问、招标办、校领导审批。

第二十二条学校授权签订合同的为学校主要领导或主要领导授权的分管领导，职能部门无权签订合同或协议，但须规范合同执行行为。

第二十三条合同在履行过程中原则上不得变更。确因特殊情况或不可预测因素需要变更的，变更幅度在合同金额10%（含10%）以下的，必须在原合同执行过程中，视变更金额进行审批。（变更金额5万元以下，须经学校招标管理领导小组报主要领导审批；变更金额5-30万元，由校长办公会进行审批；变更金额30万元以上由党委会进行审批），审批同意后方可继续进行，并履行相关补签手续。变更幅度超过合同金额10%以上的，需要进行重新招投标。

第二十四条合同到期后除因其他原因未能按期完成的项目外，应当按合同约定的期限终止合同；特殊情况需要续签合同的，须经学校招标管理领导小组会商通过，报校长办公会或党委会后方可进行。任何部门和个人不得自行续签合同或继续执行逾期合同。

第六章  验  收

第二十五条  所有采购项目实施完毕后必须办理验收手续。由相关职能部门、项目承办部门、项目申请部门和相关专家组成验收小组。参与验收的人员应在验收报告表上签字，并承担相应责任。

第二十六条  货物类项目的验收须以合同条款或样品为依据，按相关技术标准、质量或产品标准验收，合格后由验收小组填写验收报告。凡不符合验收标准的应拒收并按合同条款索赔。

第二十七条  工程类项目的验收按照建设行政管理部门的有关规定执行。与工程有关的货物，属于整体工程的一部分或其配套设施的，应在整体工程竣工、与整体工程共同试运行后一并验收。

第二十八条  服务类项目的验收 ,可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果进行验收。

第二十九条  资产入账。中标（评标）报告、采购合同、验收报告、入库单、原始购货发票等共同构成资产报账必备原始凭证。没有办理验收和入库的资产，财务部门不予报销。

第七章  档  案

第三十条  招标办、项目承办部门要对供应商和采购代理人进行评价，建立供应商、采购代理人诚信档案。

第三十一条 学校所有采购项目均应建立资料档案，包含从立项到验收等各个环节的全部资料，具体包括项目立项申请、采购申请审批手续、招标公告、招标文件、中标人投标文件、评标报告、中标通知书、合同文本、验收报告及其他有关文件、资料。

招标办负责采购申请审批手续、招标公告、招标文件、中标人投标文件、评标报告合同文本等资料的归档；

项目承办部门负责采购预算、论证报告、合同文本、验收报告及其他有关资料的收集整理；

财务部门负责采购项目报销材料的归档。

以上采购项目相关档案按年移交学校档案室留存备查。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。

第三十二条  设备采购项目应建立技术档案。内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。技术档案由项目申请部门整理保存。

第三十三条  档案使用者应对采购档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。除法律另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借学校采购档案。

第三十四条  保管期满的采购档案，按照档案主管部门及档案法规规定程序和手续处理。

第八章  法律责任

第三十五条  学校采购工作接受全校师生员工的监督。任何单位和个人有权对学校采购活动中的违法违纪行为进行举报和投诉。相关部门须向学校如实反映情况，提供有关材料，自觉接受各方面的监督检查。

第三十六条  相关部门和人员在采购活动中，有下列行为之一的，应当承担相应责任：  

（一）采购立项、申报、审核中弄虚作假的；  

（二）采购计划制定、审批中徇私舞弊的；  

（三）采购决策、执行、管理、监督中滥用职权、玩忽职守的；  

（四）应当采用公开招标方式却擅自采用其他方式招标的，将必须进行公开招标方式的项目化整为零或者以其他任何方式规避的；  

（五）泄露应当保密、与采购活动有关的情况和资料的，或者与商家串通的；  

（六）收受或向商家索要财物或者其它好处的；  

（七）以不合理条件限制或排斥潜在商家参与竞争的；  

（八）合同执行监管不力，造成经济损失的；  

（九）违反法律法规、政策及其他规定的。  

第九章  附  则

第三十七条  本办法未尽事宜由学校招标管理领导小组决定。

第三十八条  本办法自发布之日起执行，由学校招标办负责解释，以前规定与本办法不一致的以本办法规定为准。

第三十九条　本办法在执行过程中因国家法律法规和上级主管部门政策规定发生重大调整，与本办法不一致的，遵从国家和上级规定。

附件：

江苏省连云港中医药高等职业技术学校

工程、物资和服务招标采购工作流程

一、招标采购项目审批流程

学校招标采购工作立项前，项目承办部门需向纪委纪检室报送“三公”事项报备表备案，经校纪委同意后，使用OA办公系统，在行政管理栏目中填报中医药招标采购项目审批流程表。

项目申请部门→项目承办部门初核→财务处审核→纪委审阅→招标办审核→分管业务领导审批→分管财务领导审批→主要领导审批→招标办承办

备注：

1.财务处负责落实资金来源，并报上级财政部门备案；

2.招标办负责召集招标会审组（纪委纪检室、财务处、项目承办部门）确定采购形式和采购方式，报学校招标管理领导小组。

3.如需要相关会议研究的提交相关会议研究决定，预算5万元以上经校长办公会审批，预算30万元以上及其他属三重一大的采购项目应提交校党委会研究决定。

二、采购项目招标流程

编制招标采购文件和公告→发布招标公告→投标人报名→发放招标采购文件→开标→评标→发布中标结果公示→发送中标通知书→签订采购合同→资料收集、立卷归档

备注：

1.招标办负责招标采购文件通用款的编制（或学校委托的社会中介代理机构来负责）、招标公告和招标文件发布、投标人报名资格审查、开标评标的组织工作、协助纪委确定评标小组人员、中标结果公示、中标通知书的发送、采购合同的审核、招标资料收集、立卷归档等工作；

2.项目承办部门、项目申请部门负责招标采购文件技术条款和商务条款的编制等工作；

3.纪检室负责采购项目招标过程监督等工作。

三、采购项目合同签订审批流程

项目申请部门→项目承办部门初核→财务处审核→纪检室审阅→校法律顾问审阅→招标办审阅→分管校长审批→学校主管领导审批

备注：

1.金额在五万元以下由分管校长签字，金额在五万元以上需主要领导签字。项目申请部门、项目承办部门协同负责采购合同的技术部分的撰写；在合同签订时，须填写《江苏省连云港中医药高等职业技术学校合同会签单》，并提交合同原件、评标报告等资料作为签订合同的依据；

2.合同到期后除因其他原因未能按期完成的项目外，应当按合同约定的期限终止合同；特殊情况需要续签合同的，须经学校招标管理领导小组会商通过，报校长办公会或党委会后方可进行。任何部门和个人不得自行续签合同或继续执行逾期合同。

3. 学校授权签订合同的为学校主要领导或主要领导授权的分管领导，职能部门无权签订合同或协议，但须规范合同执行行为。

四、采购项目的验收审批流程

项目中标人提交验收材料→项目申请部门初核→项目承办部门负责人审核→验收小组验收→纪委纪检室监督→学校分管领导审批→学校主管领导审批

备注：

1.采购项目实施完毕后，项目投标人须负责提交验收材料，项目申请部门及项目承办部门需对验收材料进行审核，符合验收标准，由项目申请部门、项目承办部门、相关职能部门及相关专家组成验收小组进行验收，并出具采购项目验收报告，验收人员在验收报告签字；

2.采购项目验收报告出具后，由项目申请部门或项目承办部门提交采购项目竣工结算书等相关验收材料到财务处，并出具采购项目预决算审查材料，报校领导审批。